Polityka prywatności Ekologiczne Systemy Grzewcze

1. Postanowienia ogólne Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przez Ekologiczne Systemy Grzewcze z siedzibą na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (dalej: „Spółka”, „my”), działającą w branży energetycznej. Polityka została opracowana zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz polskimi przepisami krajowymi.

2. Administrator danych osobowych Administratorem danych osobowych jest Ekologiczne Systemy Grzewcze prowadząca działalność na terenie Polski. Kontakt w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych jest możliwy:

   • za pośrednictwem poczty elektronicznej: [adres e‑mail administratora danych]
   • listownie: [adres korespondencyjny firmy]

3. Zakres przetwarzanych danych W zależności od charakteru relacji z nami (klient, kontrahent, użytkownik strony internetowej, osoba kontaktująca się z nami) możemy przetwarzać w szczególności następujące kategorie danych:

   • dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, nazwa firmy, NIP, REGON,
   • dane kontaktowe: adres korespondencyjny, adres e‑mail, numer telefonu,
   • dane dotyczące umów i realizacji usług: treść i numer umowy, dane dot. zamówień, reklamacji, płatności,
   • dane techniczne i eksploatacyjne: adres IP, identyfikatory plików cookie, dane dotyczące korzystania z naszej strony internetowej i systemów informatycznych,
   • dane wymagane przepisami prawa, w szczególności podatkowymi i rachunkowymi.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych Dane osobowe przetwarzamy wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji konkretnych, zgodnych z prawem celów: 4.1. Zawarcie i realizacja umowy

   • Cel: przygotowanie oferty, zawarcie i realizacja umowy na dostawę produktów lub świadczenie usług w zakresie energetyki, obsługa posprzedażowa i serwisowa.
   • Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (niezbędność do wykonania umowy lub podjęcia działań na żądanie przed zawarciem umowy).

4.2. Wypełnienie obowiązków prawnych

• Cel: wypełnianie obowiązków prawnych ciążących na nas jako przedsiębiorcy, m.in. z zakresu prawa podatkowego, rachunkowości, prawa energetycznego oraz przepisów o ochronie środowiska.
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny ciążący na administratorze).

4.3. Uzasadniony interes administratora

• Cel: dochodzenie lub obrona roszczeń, prowadzenie wewnętrznych analiz i statystyk, zapewnienie bezpieczeństwa systemów informatycznych, zapobieganie nadużyciom, prowadzenie korespondencji, zarządzanie relacjami z klientami oraz rozwój działalności w branży energetycznej.
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes administratora).

4.4. Marketing bezpośredni i komunikacja handlowa

• Cel: przesyłanie informacji o produktach i usługach Ekologiczne Systemy Grzewcze, nowych ofertach, promocjach oraz wydarzeniach związanych z energetyką i rozwiązaniami ekologicznymi.
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda osoby, której dane dotyczą) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes – w zakresie dopuszczonym przez prawo, np. marketing do klientów własnych), a także właściwe przepisy Prawa telekomunikacyjnego i ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

5. Dobrowolność podania danych Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak w wielu przypadkach może być konieczne do:

   • zawarcia i wykonania umowy,
   • przygotowania oferty,
   • wywiązania się przez nas z obowiązków ustawowych. Brak podania wymaganych danych może uniemożliwić zawarcie lub realizację umowy bądź obsługę zapytania.

6. Okres przechowywania danych Dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, tj.:

   • przez czas trwania umowy oraz okres przedawnienia potencjalnych roszczeń z nią związanych,
   • przez okres wymagany przepisami prawa (np. dokumentacja księgowa – co najmniej 5 lat),
   • w przypadku danych przetwarzanych na podstawie zgody – do czasu jej cofnięcia, chyba że dalsze przechowywanie jest konieczne z uwagi na inne podstawy prawne.

7. Odbiorcy danych osobowych Dane osobowe mogą być przekazywane:

   • podmiotom świadczącym na naszą rzecz usługi wsparcia (np. księgowe, prawne, informatyczne, hostingowe, kurierskie, serwisowe),
   • partnerom biznesowym zaangażowanym w realizację umów lub projektów energetycznych,
   • instytucjom i organom publicznym uprawnionym na podstawie przepisów prawa (np. organy skarbowe, organy nadzorcze, sądy),
   • innym podmiotom, gdy jest to niezbędne do ochrony naszych praw lub dochodzenia roszczeń. W każdym przypadku przekazywanie danych odbywa się z zachowaniem zasad bezpieczeństwa oraz na podstawie odpowiednich umów powierzenia przetwarzania danych osobowych, jeżeli jest to wymagane.

8. Przekazywanie danych do państw trzecich Co do zasady nie przekazujemy danych osobowych do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Jeżeli w przyszłości zaistnieje potrzeba takiego przekazania, nastąpi ono wyłącznie w oparciu o odpowiednie zabezpieczenia przewidziane w RODO (np. standardowe klauzule umowne, decyzje stwierdzające odpowiedni stopień ochrony) oraz z poinformowaniem osób, których dane dotyczą.

9. Prawa osób, których dane dotyczą Zgodnie z RODO osobom, których dane przetwarzamy, przysługują następujące prawa:

   • prawo dostępu do danych osobowych,
   • prawo do ich sprostowania (poprawienia),
   • prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – w przypadkach przewidzianych prawem,
   • prawo do ograniczenia przetwarzania,
   • prawo do przenoszenia danych – w zakresie wynikającym z art. 20 RODO,
   • prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych – w szczególności wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie administratora lub na potrzeby marketingu bezpośredniego,
   • prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie – w zakresie, w jakim przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody; cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej cofnięciem. W celu realizacji powyższych praw należy skontaktować się z nami w sposób wskazany w punkcie 2.

10. Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego Osobom, których dane dotyczą, przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), jeżeli uznają, że przetwarzanie ich danych narusza przepisy RODO lub inne przepisy dotyczące ochrony danych osobowych.

11. Pliki cookie i technologie śledzące 11.1. Wykorzystanie plików cookie Nasza strona internetowa może wykorzystywać pliki cookie oraz podobne technologie (np. local storage) w celu:

    • zapewnienia prawidłowego działania i bezpieczeństwa serwisu,
    • dostosowania treści do preferencji użytkownika,
    • tworzenia statystyk dotyczących korzystania z serwisu,
    • prowadzenia działań marketingowych w zakresie produktów i usług Ekologiczne Systemy Grzewcze.

11.2. Rodzaje stosowanych plików cookie Możemy stosować w szczególności:

• cookies niezbędne – konieczne do prawidłowego funkcjonowania strony i świadczonych usług,
• cookies analityczne i statystyczne – pomagające analizować sposób korzystania z serwisu,
• cookies marketingowe – służące dostarczaniu treści dopasowanych do zainteresowań użytkownika.

11.3. Zarządzanie plikami cookie Większość przeglądarek internetowych umożliwia zarządzanie ustawieniami plików cookie, w tym ich blokowanie lub usuwanie. Ograniczenie stosowania plików cookie może jednak wpłynąć na niektóre funkcje dostępne na stronie.

12. Zabezpieczenia danych osobowych Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę danych osobowych stosownie do ryzyka naruszenia praw i wolności osób fizycznych, w tym m.in.:

    • kontrolę dostępu do systemów i pomieszczeń,
    • szyfrowanie wybranych danych i połączeń,
    • stosowanie rozwiązań zabezpieczających infrastrukturę IT,
    • szkolenia personelu z zakresu ochrony danych osobowych,
    • regularne przeglądy procedur bezpieczeństwa.

13. Profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji Co do zasady nie podejmujemy wobec osób, których dane dotyczą, decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec tych osób skutki prawne lub w podobny istotny sposób na nie wpływały. Jeżeli w przyszłości takie działania zostaną wdrożone, poinformujemy o tym osoby, których dane dotyczą, wraz z przedstawieniem przysługujących im praw.

14. Zmiany Polityki prywatności Zastrzegamy sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce prywatności, w szczególności w przypadku zmiany przepisów prawa, technologii, sposobu przetwarzania danych lub zakresu naszej działalności w sektorze energetycznym. Zaktualizowana wersja Polityki będzie publikowana na naszej stronie internetowej z odpowiednim oznaczeniem daty jej obowiązywania.

15. Kontakt w sprawach prywatności Wszelkie pytania, wnioski lub żądania dotyczące przetwarzania danych osobowych oraz realizacji praw osób, których dane dotyczą, prosimy kierować na dane kontaktowe wskazane w punkcie 2 niniejszej Polityki prywatności.